SOP-LTI-01 Pemanfaatan Sertifikat Elektronik

SOP yang mengatur bagaimana implementasi sertifikat elektronik dapat digunakan melalui aplikasi ELSA, dalam proses penandatanganan dokumen secara digital.

---

Tujuan

SOP ini bertujuan untuk mengatur pemanfaatan layanan tanda tangan elektronik menggunakan sistem ELSA di lingkungan Universitas Negeri Semarang (UNNES) guna meningkatkan efisiensi, keamanan, dan keabsahan dokumen elektronik.

Ruang Lingkup

SOP ini berlaku bagi seluruh pejabat dan pengguna yang berwenang dalam proses tanda tangan elektronik menggunakan layanan ELSA di UNNES.

Definisi

• Sistem ELSA: Platform tanda tangan elektronik Universitas Negeri Semarang.

• PKCS12: Standar format sertifikat digital untuk tanda tangan elektronik.

• Dokumen Elektronik: Berkas dalam format PDF, DOC, atau format lainnya yang memerlukan tanda tangan elektronik.

• Sistem Elektronik UNNES: Aplikasi dan sistem yang digunakan di lingkungan UNNES untuk pengelolaan dokumen.

Prosedur Pemanfaatan Layanan

Persiapan Pengguna

1. Pengguna memastikan memiliki akses ke sistem ELSA dan sertifikat elektronik yang telah terdaftar.

2. Pengguna harus login ke sistem ELSA menggunakan kredensial yang telah diberikan.

3. Sistem akan memverifikasi identitas pengguna sebelum memberikan akses ke fitur tanda tangan elektronik.

Proses Tanda Tangan Elektronik

1. Pengguna menerima dokumen elektronik dari sistem/aplikasi UNNES yang perlu ditandatangani.

2. Pengguna mengakses dokumen melalui antarmuka ELSA.

3. Sistem meminta autentikasi melalui sertifikat PKCS12 yang telah dimiliki oleh pengguna.

4. Pengguna melakukan tanda tangan elektronik pada dokumen yang tersedia.

5. Setelah tanda tangan berhasil, dokumen disimpan dalam sistem.

Penyimpanan dan Distribusi Dokumen

1. Dokumen yang telah ditandatangani secara elektronik dikembalikan ke sistem data UNNES.

2. Sistem elektronik di UNNES dapat mengunduh dokumen yang telah memiliki tanda tangan elektronik.

3. Dokumen yang telah ditandatangani dapat digunakan sesuai kebutuhan administratif di UNNES.

Keamanan dan Pengendalian

• Pengguna harus menjaga kerahasiaan kredensial dan sertifikat digital mereka.

• Sistem ELSA akan mencatat setiap aktivitas tanda tangan elektronik untuk keperluan audit.

• Dokumen yang telah ditandatangani bersifat sah dan memiliki kekuatan hukum sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Penutup

SOP ini disusun untuk memastikan implementasi tanda tangan elektronik di UNNES berjalan dengan baik, aman, dan sesuai regulasi. Pengguna wajib mematuhi prosedur yang telah ditetapkan guna menjaga integritas dokumen elektronik yang digunakan dalam lingkungan akademik dan administrasi UNNES.

---

Disahkan oleh: Universitas Negeri Semarang (UNNES)