SOP-SI-04 Permintaan Data

Tujuan

Prosedur ini ditetapkan untuk memberikan panduan dalam menyediakan data yang dapat digunakan dalam proses bisnis di Universitas Negeri Semarang (UNNES).

Ruang Lingkup

Prosedur ini mencakup sajian data rutin dan data insidental melalui ekosistem Data UNNES (data.unnes.ac.id) baik data yang bersifat umum yaitu data yang bisa diakses oleh publik, dan data yang bersifat privat yaitu data yang hanya dapat diakses pengguna sesuai dengan kewenangan yang dimilikinya.

Referensi

• DAMA-DMBOK Framework

Definisi

• Data Rutin adalah presentasi atau tampilan data yang dihasilkan secara teratur dan berulang, biasanya dalam bentuk laporan atau statistik. Data tersebut dikumpulkan dari sumber yang berbeda dan diolah menjadi informasi yang berguna dan mudah dipahami.

• Data Insidental adalah presentasi atau tampilan data yang tidak terjadwal dan hanya tersedia saat dibutuhkan. Sajian ini biasanya diterbitkan untuk memenuhi kebutuhan spesifik atau melalui permintaan khusus. Data insidental ini bisa berupa laporan, grafik, atau tabel yang menampilkan informasi yang tidak tercakup dalam sajian data rutin.

Ketentuan Umum

Setiap unit kerja di UNNES yang menghasilkan data akan bertindak sebagai produsen data berdasarkan prinsip Satu Data UNNES. Data tersebut bersumber dari berbagai Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang tersedia kemudian dikumpulkan melalui suatu protokol yang telah ditentukan untuk disebarluaskan pada laman yang telah disediakan.

Prosedur

Data Rutin

1. Pemohon adalah unit kerja sebagai produsen data dapat mengajukan permohonan sajian data rutin secara rinci dengan mengisi form yang telah disediakan (FRM-SI-004) dan disampaikan kepada Direktur Sistem Informasi dan Humas melalui kanal https://data.unnes.ac.id/id/dashboard/request-data.

2. Direktur Sistem Informasi dan Humas akan memeriksa permohonan tersebut dan jika disetujui maka akan diteruskan kepada Kepala Sub Direktorat Sistem Informasi untuk ditindaklanjuti oleh Kepala Seksi Layanan Teknologi Informasi dan menunjuk staff sebagai PIC.

3. PIC yang ditunjuk akan memeriksa sumber data yang telah disediakan oleh unit kerja pemohon sebagai produsen data.

4. PIC yang ditunjuk akan membuat prosedur pengumpulan data dan penyimpanan data.

5. PIC yang ditunjuk akan membuat tampilan data di laman data.unnes.ac.id dan/atau satudata.unnes.ac.id sesuai dengan sifat data.

6. PIC yang ditunjuk melaporkan perkembangan pekerjaan mengenai progres pembuatan sajian data rutin melalui platform Project Management Asana.

7. Direktur Sistem Informasi dan Humas akan menyerahkan hasil pembuatan sajian data rutin kepada unit kerja pemohon.

Data Insidental

1. Pemohon individu maupun yang bertindak sebagai perwakilan dari unit kerja dapat mengajukan permohonan data insidental dengan mengisi form yang telah disediakan (FRM-SI-004) dan disampaikan kepada Direktur Sistem Informasi dan Humas melalui layanan Helpdesk ULT di laman https://ult.unnes.ac.id sesuai dengan statusnya (Pegawai, Mahasiswa atau Umum).

2. Direktur Sistem Informasi dan Humas akan memeriksa permohonan tersebut dan jika disetujui maka akan diteruskan kepada Kepala Sub Direktorat Sistem Informasi untuk ditindaklanjuti oleh Kepala Seksi Layanan Teknologi Informasi dan menunjuk staff sebagai PIC.

3. PIC yang ditunjuk akan menentukan sumber data sesuai permohonan.

4. PIC yang ditunjuk akan membuat prosedur pengumpulan data.

5. PIC yang ditunjuk akan membuat dataset sesuai permintaan pemohon.

6. PIC yang ditunjuk akan mengirimkan dataset sesuai permintaan pemohon melalui kanal yang disediakan oleh pemohon.

7. PIC yang ditunjuk melaporkan perkembangan pekerjaan mengenai progres permintaan data insidental melalui platform Project Management Asana.

Formulir Permohonan

FRM-SI-004